Dale a cada equipo su propio espacio con funciones claras, en lugar de una única unidad «Todo». Crea espacios como Diseño, Ventas y Operaciones, y luego agrupa los proyectos dentro de cada uno con tres carpetas predecibles: /Trabajo (en curso), /Finales (resultados aprobados) y /Archivo (solo lectura). Vincula los permisos a grupos, no a individuos: Propietarios (control total), Editores (escritura), Visitantes (lectura). Mantenga desactivado el acceso «Toda la empresa» de forma predeterminada, añada acceso temporal entre equipos solo cuando sea necesario y elimínelo al cerrar el proyecto. Documente esto en un «código para compartir» de una página fijado en un lugar donde la gente lo vea. Para mayor rapidez y cordura, almacene los catálogos/proxies en un almacenamiento más rápido, los originales en niveles de capacidad y active el historial de versiones en todas partes. Esta estructura evita ediciones accidentales en los finales, hace que los traspasos sean predecibles y le permite responder a la pregunta «dónde está esto?» en una sola frase. La ventaja: la incorporación se vuelve trivial: los nuevos miembros se unen a un grupo del equipo y heredan exactamente el acceso adecuado sin que usted tenga que buscar en los árboles de carpetas.